Már nem először ültem egy ügyfelem irodájában. Nem tudott igazán a beszélgetésünkre koncentrálni. Hol röviden bekérdezett egy beosztottja, vagy halaszthatatlan ügyben kihívták egy pillanatra, hol hívást kapott, máskor a telefonja jelzését kezelte le. Engem is kizökkentett újra és újra, nem csak őt. Feszült volt, kapkodott, tompult a figyelme. … és nekem is. Engem zavart a hozzáállása.
Tudom, mit érzett, mert valaha magam is pontosan így dolgoztam. Állandóan attól rettegtem, hogy lemaradok valamiről, vagy elmulasztok egy feladatot elvégezni.
Szóvá tettem. Elmondtam neki, hogy engem mennyire zavar a viselkedése, és talán neki sem kényelmes. Javasoltam neki egy olyan munkamódszert, ami az én életemet már megkönnyítette.
Időmenedzsment? Lehet, hogy most neked is azok a kérdések ugranak elő, amik nekem:
Hogyan jusson időm mindenre? Valójában a kérdés inkább az: hogyan jusson időm mindarra, ami éppen fontos?
Biztosan ez most a legfontosabb feladatom? Biztosan nekem kell elvégeznem?
Hogyan lehetek olyan hatékony, hogy a rendelkezésemre álló időbe beleférjen az aktuális és lényeges feladataim elvégzése?
A tevékenységre kiszabott időmet arra fordítom-e, amire szántam? Vagy egy kicsit másra is?
Megengedem-e magamnak, hogy gondtalanul koncentráljak?
Megengedem-e másoknak, hogy ne hagyjanak összpontosítani?
Az ezekre a kérdésekre adott válaszaim mutatják az ömmenedzsmentem hatékonyságát. Nem az időm szervezéséről szól, mert az annyi van amennyi, állandó. Ezzel nincs mit tenni. Azzal már inkább, hogy ezt az időt hogyan, mikor és milyen tartalommal töltöm meg. Valójában az időm kitöltésének hatékonyságát tudom szervezni. Ez inkább a prioritások menedzsmentje.
Nem az időmet osztom be, hanem a feladataimat.
Ha pazarlom az időmet vagy a figyelmemet, akkor az nem csak magammal szemben vétek, de a partneremmel szemben is. Tiszteletlenség. Pont úgy, mint a késés. A másiktól ellopott időt soha nem lehet visszaadni, hiába szeretném. Csak az én felelősségem magammal és a másikkal szemben is. Engem már az is kizökkent, ha üzenetem érkezik, nem hogy felveszek egy bejövő hívást, vagy rám törnek egy kérdéssel, vagy “csak” elhívnak egy “pillanatra”. Ha kizökkenek, akkor időbe telik újra felvenni a gondolat fonalát, akár örökre el is veszítem. Ezért nem hagyom magam zavartatni. Udvariasan nemet mondok a rosszkor érkező megszakítás-kérelemre. Egyúttal megjelölöm azt az időpontot, amikor a teljes figyelmemet a rendelkezésére tudom bocsátani.
De ez még nem elég. A feladatba történő elmélyedésem előtt kizárom a zavaró körülményeket. Keresek egy nyugodt helyet, némítom a telefonomat és nem is tartom a kezem ügyében. A számítógépem üzeneteit is figyelmen kívül hagyom. Annak örülök, ha a partnerem is hasonlóképpen tesz. Apropó üzenetek. Az e-mail-jeimet naponta háromszor nézem meg és válaszolom meg. A reggeli legfontosabb feladatom elvégzése után, ebéd után és a munkanap végén.
Összefoglalva
Azt javaslom, hogy ne az idődet akard beosztani, henem a feladataidat állítsd fontossági sorrendbe. A következő napi teendőid listáját az előző nap végén állítsd össze. Tartsd a fontossági sorrendet. A feladat elvégzésének napján frissen, tiszta fejjel a legfontosabb tennivalód elvégzéséhez fogj hozzá, majd a fontossági sorrendet tartva folytasd a munkát.
Ha még így sem férsz bele a napodba, akkor vizsgáld meg, hogy jól mérted-e fel a teljesítőképességedet, vagy hogy a feladataid közül, melyeket delegálhatnád. A feladatot delegálod, nem a felelősséget. Az a tiéd marad! Ezért a kiadott feladatok elvégzését akkurátusan ellenőrizd vissza. A munkatársaiddal használd a napi személyes-, illetve a hét eleji és végi csapat-megbeszélések módszerét.
Próbáld ki! Tudom, nem könnyű. Azonban, ha sikerül szokásoddá tenned, felszabadulsz a nyomás alól.
👉 ITT KÉRDEZHETSZ tőlünk.