Volt már példa arra, hogy bevillant, ezt most elfelejtetted? Bosszantó vagy kellemetlen, esetleg már kínos vagy fájdalmas, mert károd keletkezett belőle, vagy ez mind együtt. Mondjuk ki, felesleges stressznek teszed ki magad általa. Valószínűleg egyetértesz velem abban, hogy a legjobb a feledékenységet és a felesleges izgalmakat elkerülni.
Ha kitérni előle nem is tudsz, hiszen te is ember vagy, de legalább igyekezned érdemes megelőzni a bekövetkezését. Az alábbiakban a segítségedre leszek egy nekem már bevált konkrét és egyszerű megoldási lehetőséggel.
A feladat hasonló a találkozóhoz
Mindkettő esemény. Lehet, hogy ismered, lehet, hogy használod, de vajon következetesen teszed? Ez a kulcs: KÖVETKEZETESSÉG. Hogyan csinálom?
Mivel a találkozóim tervezéséhez úgyis elektronikus naptárat használok, kézenfekvő, hogy ebben a naptárban vezetem a feladataimat is. Számomra elfoglaltság létezik, ami lehet találkozó, feladat, vagy bármi más. Azt tapasztaltam, hogy számomra ez így tervezhető hatékonyan.
Korábban próbáltam külön feladatkezelőt is használni. Azonban a naptárral együtt nem volt átlátható számomra a használata. Sosem láttam egyben a dolgaimat. Észrevettem, hogy hajlamos voltam alkalmanként szabotálni a használatát, ami természetesen gondot okozott. Ezért maradtam az egyszerű, így hatékonyan használható megoldásnál.
A teljesség kedvéért elárulom, hogy azon feladataim számára, amelyek részletesebb alábontást igényelnek, külön elektronikus jegyzeteket használok. Ezeket a jegyzeteket akkor nyitom meg, amikor pont szükség van rájuk, azaz éppen az adott feladatot végzem.
A naptár módszer
Egyszerűnek tűnik, és számomra az is. Szerintem ezért nagyszerű. Valahogy így csinálom:
- Az életem minden általam definiált területének nyitottam egy-egy naptárat, amelyekhez hozzárendeltem egy-egy színt, és mindezeket együtt jelenítem meg a naptár alkalmazásomban.
a kék – a személyes teremé;
a rózsaszín – a párommal közös;
a piros – az egész családunké;
a sárga – lovas tanyáé;
a zöld – a munkáé általában;
az egyéb színeket, elsősorban a zöld árnyalatait a kiemelt projektjeim kapják.
- A naptár alkalmazásom minden általam használt eszközön kezelhető. Bármelyikbe jegyzetelek, az adataim a felhőn keresztül frissülnek minden masinámra. – Számítógép, tablet, telefon, autó-fedélzeti rendszer.
- Említettem, hogy a naptáramban nem csak a találkozóimat vezetem. A feladataimat ugyanúgy rögzítem ide, mint a találkozóimat szoktam. Mindent, aminek időigénye van. Ennek két előnye van számomra. Figyelmeztetéseket állíthatok be számukra, azaz tudom, ha eljött az ideje az elvégzésüknek. Egyúttal a napirendemben időt foglaltam le az elvégzésük részére. A rendelkezésemre álló időm számára egyre megy, hogy személyes találkozó vagy feladat szerepel a napirendemben időbeli kezdő- és végponttal. Így nyugodt lehetek. Minden feladat el lesz végezve akkor, amikor szükséges, és annyi időt tudok rá szánni, amennyit terveztem az elvégzésére úgy, hogy a határidőimet játszva be tudom tartani.
- A bejegyzésekhez korlátozott terjedelemben jegyzeteket is illeszthetek. Az esetek nagy részében ennyi információt elég is a tételhez fűzni. Ahol bővebb igény van erre, ott a korábban leírt külön jegyzeteket használom.
- Ha a feladat elvégzéséhez kollégát vagy ügyfelet kell bevonnom, akkor meg tudom őket hívni az eseményhez. Elfogadás után így az ő naptáraikban is megjelenik a tennivaló. Ezt a módszert szeretem alkalmazni delegálásra is. Ilyenkor úgy írom be a feladatot a magam naptárába, hogy az érintetteket is meghívom hozzá. Így ők is látják, kapnak figyelmeztetést róla, és ha jegyzetelnek az eseményhez, azt én is látom. Egyébként erre buzdítom is őket.
- Ismétlődő feladatokat ismétlődően tudok bejegyezni a naptáramba.
- Hasznos, hogy azokhoz az eseményekhez, amelyekhez utaznom kell, külön be tudom állítani az ehhez szükséges időtartamot. Hiszen maga az utazás is egy időigényes esemény.
- Átlátható a napirendem, minden egy helyen jelenik meg. Tetszőleges időbeli bontásban tudom listázni az elfoglaltságaimat. – Napi, heti, havi, éves.
Természetesen mindig jöhet egy halaszthatatlan ügy. Semmi baj, úgy illesztem a naptáramba, hogy a prioritásaimnak megfelelően átcsoportosítom azokat az eseményeimet, amelyek a helyén vannak. Az életem történéseit dinamikusan kezelem, mindig a valósághoz igazítva. A tervezetteket is rögzítem, és igyekszem mielőbb konkréttá alakítani azokat.
Ezzel a módszerrel azt is elértem, hogy a munkanapjaim hosszát és az elfoglaltságaim jellegét optimálisan tervezni tudom. Ugyanis szükségem van a regenerálódásra, a kikapcsolódásra és az élmények gyűjtésére is nap, mint nap. Szerintem neked is. Ezt az életfelfogásomat támogatja a feladatmenedzsment eszköze.
“Azt gondoljuk, hogy az élet a teljesítendő feladatokról, a szoros időbeosztásról és a sikerről szól. Sokan túl nagy jelentőséget tulajdonítanak a pénznek és az anyagi javaknak. (…) Ha meghalunk, a pénzünket vagy az anyagi javainkat nem tudjuk magunkkal vinni a mennyországba. Csak az emlékeket, és a szeretetet, amit földi életünk során gyűjtöttünk össze.”
Lorna Byre
A napi gyakorlatomban már hozzászoktam az elektronikus naptár kiterjesztett használatához. Ha még nem próbáltad, őszintén ajánlom, tégy egy kísérletet! Örülnék, ha kommentben megosztanád velem idevágó tapasztalataidat, vagy beszélgetnénk róla a “KÁVÉSZÜNET”keretei között. Itt tudsz kapcsolatba lépni velem!